Gestire il tempo in modo efficace è fondamentale per la produttività e il successo nell'ambiente di lavoro frenetico di oggi. Il tuo calendario di lavoro è un potente strumento per aiutarti a rimanere organizzato, dare priorità alle attività e ottimizzare il tuo flusso di lavoro.
Tuttavia, non si tratta solo di riempire le fasce orarie; si tratta di utilizzare il tuo calendario per massimizzare l'efficienza e assicurarti di sfruttare al massimo le tue preziose ore di lavoro.
Questo articolo esplorerà dieci strategie pratiche per aiutarti a rendere il tuo calendario lavorativo il più efficiente possibile, permettendoti di ottenere di più e raggiungere rapidamente i tuoi obiettivi professionali.
Struttura dei contenuti
10 modi per rendere il tuo calendario di lavoro il più efficiente possibile
PC: PIXABAY
1. Pianifica una vacanza per fare le cose
Ognuno ha cose da fare che devono essere completate o progetti da portare avanti per costruire l'attività dei propri sogni, per esempio. Ma raramente abbiamo tempo per fare tutto questo.
Una semplice formula può risolvere il problema: tempo × massima concentrazione su un singolo compito. Devi aumentare il tuo coinvolgimento se non hai abbastanza tempo. E per farlo, devi rimuovere tutte le distrazioni.
Inizia chiedendoti cosa devi imparare per far avanzare la tua carriera. Ti verranno in mente alcuni compiti vasti e difficili quando non hai tempo. E qui arriviamo alla cosa più cruciale: il tempo libero per affrontare compiti e problemi importanti.
Ecco come organizzarlo:
- Assegna 2-3 giorni o qualsiasi momento nel tuo calendario per aiutarti a fare progressi significativi.
- Aggiungi un altro giorno. Perché? Il più delle volte, sopravvalutiamo i nostri punti di forza.
- Interamente concentrato sul compito in questo momento.
Tratta questo periodo come una normale vacanza. Termina in anticipo tutti i progetti di lavoro in corso. Avvisa i clienti o i colleghi che non sarai in ufficio.
Metti una segreteria telefonica nella posta in modo da non essere distratto. Anche il multitasking e i social media sono severamente vietati. Il tuo compito è concentrarti sul tuo lavoro e sui tuoi progressi.
2. Pianifica le cose con un anno di anticipo
Pianificare in anticipo l'intero anno sembra un compito monumentale. E non puoi mai prevedere cosa accadrà in futuro. Naturalmente, questi sono tutti argomenti in sospeso. Tuttavia, un piano a lungo termine può essere il chiave per la gestione del tempo.
Ciò non significa che devi programmare ogni minuto dei prossimi 365 giorni. Aggiungi solo l'essenziale al tuo calendario: riunioni regolari, appuntamenti, compleanni, vacanze, viaggi, eventi e attività ripetitive.
Questo approccio ti aiuterà a ridurre i livelli di stress e ti assicurerà di lavorare quotidianamente sulle cose che contano.
3. Crea la settimana perfetta
Ora che hai un piano generale, è il momento di restringere la tua prospettiva, ovvero pianificare la tua settimana. Puoi farlo ogni domenica.
Tratta la pianificazione come allocare un budget. Solo in questo caso devi dare il tuo tempo. E proprio come con i soldi, prima li "spendi" nel tuo piano, scritto su carta.
Puoi anche sviluppare temi per ogni settimana: grandi compiti su cui lavorerai nei prossimi 7 giorni.
4. Semplifica il programma della giornata
Fare un piano semplice e lungo va bene. Più semplice è, meglio è.
Ad esempio, gli scrittori del revisione della guida cartacea servizio di utilizzare uno schema in cui devi evidenziare le tre attività principali della giornata. Questo può essere efficace, ma questo metodo presenta un paio di inconvenienti. Ad esempio, potresti scegliere le funzioni sbagliate.
Oppure potresti dover giudicare il tempo necessario per completarli. Ci sono altre cose da fare, quindi cosa dovresti fare con loro?
È facile fare un piano semplice ma efficace. Guarda il programma giornaliero preciso di Benjamin Franklin, uno dei padri fondatori degli Stati Uniti. C'è spazio anche per le sane abitudini.
- Preparati per la giornata: doccia, colazione, compiti personali, preparati per il lavoro (3 ore).
- Compiti mattutini (4 ore).
- Gestione dei progetti in corso e pranzo (2 ore).
- Compiti pomeridiani (4 ore).
- Cena, riposo e fine giornata (4 ore).
- Dormire (7 ore).
Puoi utilizzare questo programma come modello e poi integrarlo con le tue attività.
5. Sii consapevole dei ritmi circadiani
Ognuno di noi ha un "orologio" unico che alloca l'energia durante il giorno. Questi sono ritmi circadiani. Mantengono le funzioni essenziali del nostro corpo, come il sonno e la veglia.
Se hai mai viaggiato in una città o in un paese con un fuso orario diverso, probabilmente ti sei reso conto di quanto possa essere difficile riadattarsi a un ritmo diverso.
Lo stesso vale per il calendario dei lavori. Prova a distribuire i compiti al suo interno secondo ritmi circadiani: pianifica le cose essenziali per mezzogiorno o le 6:3, le più facili per la mattina presto, le XNUMX:XNUMX o la sera tardi.
Soprattutto, monitora i tuoi livelli di attività durante il giorno. Potresti essere molto più produttivo a mezzanotte che a mezzogiorno.
6. Fare delle pause
Molti di noi credono erroneamente che fare delle pause sia una perdita di tempo. Dopotutto, dedicare quei 15-20 minuti a compiti essenziali è meglio.
Questo approccio alla produttività deve essere aggiornato. Inoltre, pause regolari possono migliorare significativamente l'efficienza. Ma devono anche essere gestiti in modo responsabile.
Pianifica le tue pause, preferibilmente secondo i tuoi ritmi circadiani, e decidi come vuoi trascorrere il tuo tempo libero. Ad esempio, fai una passeggiata all'aperto o allenati in palestra.
La cosa principale è trovare il giusto equilibrio. Non dovresti esagerare, ma non sarai nemmeno soddisfatto del lavoro senza sosta. Imposta un timer per la tua pausa e trattala come un'altra riunione o attività importante.
7. Smetti di usare la gestione del tempo
Questo può sembrare controproducente, ma la verità è che il tempo è quasi impossibile da controllare. Il che significa che devi concentrarti su ciò che puoi tenere sotto controllo. Per migliorare te stesso e il tuo calendario, presta attenzione ad alcune aree:
Energia. Invece di affrontare sempre più compiti, prenditi una pausa se sei stanco. In questo modo, recupererai la tua energia e aumenterai la tua efficienza.
Le priorità. Mettili sul tuo calendario e lavora prima sulle tue preferenze. Risparmia energia sulle attività che puoi delegare, riprogrammare o ignorare.
Cervello. La neuroplasticità è la capacità del cervello di creare nuove e riparare connessioni neurali perse. Più spesso ti alleni a svolgere compiti specifici, più diventa facile lavorarci sopra.
Linea di fondo. Rimuovi la spazzatura inutile dal tuo calendario, come compiti troppo piccoli, e concentrati su ciò che è vitale.
Fuoco. Diverse tecniche possono aiutare qui. Ad esempio, Pomodoro – 25 minuti di lavoro e 5 minuti di riposo. O la regola 52/17: 52 minuti di lavoro e 17 minuti di riposo. Questo ti permetterà di mantenere la concentrazione per tutta la giornata.
Emozioni. Le esperienze negative non sono solo fonte di distrazione, ma anche estenuanti. Aggiungi attività divertenti al tuo calendario e dedica del tempo a te stesso. In questo modo, puoi evitare il burnout.
8. Spingiti a cambiare attività
Per motivarti, imposta dei promemoria sul calendario del tuo smartphone o su un normale timer da cucina. La chiave non è essere infastiditi dal suono, ma dirti gentilmente quando passare alla tua prossima attività. Questo ti aiuterà a seguire un programma senza una drastica interruzione dagli studi precedenti.
9. Non aver paura delle lacune
Se pianifichi le cose con attenzione, probabilmente noterai delle lacune nel tuo calendario. E va benissimo. Entro limiti ragionevoli, ovviamente. Se c'è una pausa di due ore tra le attività, vale la pena pensarci, ma una pausa di 30 minuti è naturale.
È un momento eccellente per prepararsi a un nuovo incontro, affrontare questioni urgenti, portare a termine un compito difficile, meditare, fare esercizi di stretching o rivedere i progressi della giornata.
10. Evita gli schemi
I calendari elettronici assegnano un'ora standard per ogni attività per impostazione predefinita, il che potrebbe essere un'invenzione migliore. Ci sono molte cose da fare che possono essere affrontate in 30 minuti. E le informazioni più critiche di una riunione di lavoro possono essere facilmente contenute in 15 minuti.
Non fare affidamento sugli standard: dedica al lavoro tutto il tempo di cui hai bisogno.
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