¿Cómo elegir el sistema CRM ideal para usted en 2024?

Si está confundido acerca de Cómo elegir el sistema CRM ideal para su sitio web, este artículo le ayudará. He enumerado todos los puntos que debe ver en los sistemas CRM y estoy seguro de que al final del artículo podrá seleccionar el mejor CRM para su negocio. 

CRM son las siglas de Customer Relationship Management. El nombre es más que suficiente para darle al espectador una pista de que esto es algo muy crucial para cualquier empresa, y lo es.

Es de suma importancia para cualquier empresa mayor o menor mantener una relación sana con sus clientes o en poco tiempo su negocio caerá. Siendo una tarea tan importante, no es nada fácil, incluso para las mejores empresas del mercado.

Es posible que haya llegado al punto o llegará un punto en el futuro en el que carecerá de información básica del cliente, como direcciones de correo electrónico, números de teléfono, etc. Estos pueden ser ineficientes u organizados.

Si está pasando por un problema de este tipo, los CRM pueden ayudarlo. Aquí, en este artículo, hemos incluido toda la información importante sobre los CRM, así que lea este artículo hasta el final.

¿Cómo pueden ayudarte los CRM?

El nuevo software CRM actualizado puede ayudar a sus usuarios a administrar datos operativos, proveedores, contabilidad, transacciones en el punto de venta, marketing, ventas y muchos más.

Le ayudarán a encontrar clientes potenciales, a mantener la lealtad del cliente y a brindar un excelente soporte al cliente. Estas son algunas de las otras cosas importantes que los CRM pueden hacer por usted:

• Mantener y encontrar nuevos clientes potenciales
• Mejorar las comunicaciones y el compromiso entre los equipos de marketing y ventas.
• Mantener relaciones sólidas entre los clientes existentes. 
• Mantener el control de sus esfuerzos de marketing y ventas
• Monitorear y realizar un seguimiento de sus interacciones con todos los clientes.

Características clave de los CRM

Diferentes empresas de CRM ofrecen diferentes características, pero aquí te contamos las características más comunes que ofrece cada CRM:

• Gestión de ventas y prospectos: Le proporciona clientes potenciales recopilados de diferentes fuentes. Algunos CRM también ofrecen seguimiento de facturas y cotizaciones de ventas.
• Flujos de trabajo y aprobaciones: Ayudan con la organización y la gestión de tareas. Sin embargo, varía de un producto a otro.
• Márketing: La mayoría de los CRM tienen herramientas de marketing interesantes como mensajes SMS, canales de marketing por correo electrónico, plantillas de correo electrónico, herramientas de gestión de proyectos ligeras, capacidades de pronóstico de ventas, seguimiento de la competencia y muchos más.
• Centros de llamadas: La mayoría de los CRM pequeños no tienen esta función, pero puede vincular el software de su centro de llamadas con los CRM. Sin embargo, si todo su negocio está configurado en la llamada, es preferible elegir un CRM que tenga la función de centro de llamadas.
• Informes y cuadros de mando: La mayoría de los CRM tienen paneles dinámicos en vivo, productos de gama alta, funcionalidad de informes y muchos más.
• E-commerce: Algunos CRM grandes tienen una función de comercio electrónico que permite que su producto se integre fácilmente con plataformas de comercio electrónico, ya sea accediendo a la API o utilizando servicios de terceros.

¿Por qué no es fácil elegir el CRM ideal para usted?

Existe una gran cantidad de software disponible en el mercado. Debe verificar muchas cosas antes de comprar o otorgar un contrato a una empresa en particular. Hay muchas preguntas que debes hacerte antes de seguir adelante, como:

• ¿Para qué y cómo lo usarás?
• ¿Cuál es su costo y existen cargos adicionales u ocultos?
• ¿Ofrecen un servicio de atención al cliente decente? ¿Pueden usted y su empresa utilizarlo de manera eficiente?
• ¿La formación proporcionada por los CRM es suficiente para sus empleados?
• ¿Su CRM solo es bueno para las pequeñas empresas o también puede funcionar para las grandes empresas?
• ¿Puede el CRM que utilizará integrarse con los programas que ya está utilizando?
• ¿Cuántos empleados o personas utilizarán este software?
• En caso de que necesite CRM para diferentes departamentos, ¿será igualmente eficiente para todos?
• ¿Cómo se implementará el CRM o se incluye la asistencia técnica?
• ¿Es fácil de usar y qué pasa con la capacitación de los empleados para usarlo?
• ¿Se puede acceder a la API con el software?
• ¿Qué tipo de características de seguridad tiene este CRM?

Debe responder todas las preguntas antes de continuar con la compra de un CRM.

¿Cómo elegir el sistema CRM ideal para su negocio?

Ahora, llegando a la pregunta principal, estas son algunas de las cosas importantes en las que debe concentrarse para elegir el mejor CRM para usted:

• Comprenda las características y funcionalidades que necesita en su CRM:

 Cada negocio es único con dinámica de crecimiento, base de clientes, procesos y muchos más aspectos. No es prudente comprometerse con funciones inflexibles, básicas o estándar.

Necesitará una solución CRM escalable. El crecimiento de su negocio y sus necesidades de CRM son directamente proporcionales. Es esencial elegir una solución CRM que se pueda actualizar fácilmente a una versión mejor cuando sea necesario.

Además, algunos CRM tienen una amplia gama de funciones. Puede haber muchas funciones que no necesite en absoluto para su negocio. Entonces, ¿por qué debería pagar por tales funciones? Muchos compradores cometen el error de sobrestimar las funciones que realmente necesitan.

Esto también funciona para la cantidad de empleados que realmente usarán el CRM. Quizás, diferentes usuarios pueden necesitar diferentes planes.

Un departamento de comunicación puede necesitar funciones relacionadas con el marketing, mientras que el departamento de ventas puede necesitar conjuntos de ventas o utilizar CRM en teléfonos inteligentes. Básicamente, puede haber diferentes necesidades para diferentes personas dentro de su oficina; es posible que un plan no funcione para todos.

No opte por un CRM que afirme ser compatible con todas las necesidades laborales; en su lugar, elija lo mejor para usted.

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• Decidir sobre la implementación de CRM: local vs. Nube:

Ambos tienen sus propias ventajas y desventajas. Permítanos enumerarlos para usted:

Ventajas de Cloud -

• No necesita experiencia técnica ni servidor de su lado
• Tienes que iniciar sesión desde tu navegador web
• Todos los datos estarán allí del lado del proveedor.

Contras de la nube -

• Debe permanecer en línea todo el tiempo o no podrá acceder a su información. Este es un gran problema en caso de que tenga una mala conexión a Internet.

Ventajas de On-Premise -

• El software está físicamente en su ubicación y es de su propiedad.
• Obtienes acceso directo a los servidores
• No se aplicarán cargos por suscripción

Contras de On-Premise -

• Deberá adquirir software y hardware importantes.
• Tendrá que lidiar con costos iniciales más altos
• Necesitará personal de TI interno

Tenga en cuenta que si necesita una opción de implementación hoy, en el futuro, es posible que necesite la otra. 

Elija un sistema flexible y que tenga la capacidad de evolucionar con su negocio.

• Compruebe la integración del sistema CRM con otras aplicaciones:

Todo el software que ya tiene y utiliza en su sistema debe integrarse con su sistema CRM.

Es posible que su oficina ya esté utilizando muchas aplicaciones importantes como Google G-Suite, Office 365, ERP, recursos humanos o software de contabilidad, soluciones de marketing, sitios web de comercio electrónico, sus propios sitios web y muchos más. Todos estos deben integrarse con su sistema CRM, y si no, lo lamentará más tarde.

Además, es importante comprobar si se le permite importar o exportar sus datos de contacto existentes a su nuevo software CRM.

• Elija un proveedor que sea específico de la industria y que tenga socios o conexiones locales:

Evite optar por CRM de amplio espectro. Elija los específicos de su campo. Elija aquellos que hayan trabajado o estén trabajando con las personas en sus campos, ya que ya tienen un mejor conocimiento de su campo y lo que necesita.

Además, esto los anima a centrarse más en sus necesidades.

Con solo investigar el sitio web oficial del proveedor, puede obtener información excelente sobre los tamaños y tipos de empresas con las que han trabajado. Para reseñas, puntuaciones, referencias, testimonios de clientes, etc., también debe consultar los sitios web de terceros.

Para algunas empresas, su proveedor debe tener una fortaleza en la red local. Debe hacerse las siguientes preguntas si necesita soporte local:

• ¿El proveedor de mi sistema CRM tiene socios locales?
• ¿Pueden estos socios ofrecer consultoría empresarial o ofrecen CRM?
• ¿Cuántos años de experiencia tiene el CRM con sus socios locales, con cuántos de los socios están involucrados y cuál es su estado de certificación?

• Tome una demostración de ellos y una prueba gratuita:

No tome CRM al pie de la letra y siempre solicite una prueba gratuita. Primero, solicite una demostración en línea, tómela y luego realice la prueba gratuita. Su representante de ventas lo guiará a través de su software y responderá todas las preguntas que tenga para ellos.

Luego, con la prueba gratuita, puede saber si realmente ofrecen las funciones prometidas con la eficiencia que afirman o no.

Se pueden juzgar todos los aspectos positivos y negativos del CRM, y puede determinar qué problemas tiene, discutirlos con ellos y avanzar en consecuencia. Busque cuidadosamente la capacidad del software para expandirse, las funciones clave y lo fácil que es de usar.

Además, se recomienda invitar al menos a 2 representantes de diferentes CRM para que pueda comparar cuidadosamente entre ellos y elegir el mejor para usted.

• Preste especial atención a la experiencia del usuario: 

Es importante comprender su experiencia y cómo se sintió mientras trabajaba con CRM. Tienes que hacerte preguntas como, ¿te está ayudando, vale la pena, o te está ralentizando o irritándote de alguna manera?

Por ejemplo, para completar una tarea en particular, puede pedirle al proveedor que le muestre el número requerido de clics. Míralo, piensa que es lo suficientemente bueno o no, etc.

No es el único que trabaja en el software; es posible que tenga experiencia o conocimientos técnicos suficientes, mientras que sus nuevos empleados pueden no. El CRM debe tener una interfaz simple para dichos usuarios y debe ser fácil de usar sin necesidad de conocimientos técnicos previos.

Cuando se le pregunta qué busca primero en un CRM, más del 85% responde con la interfaz de usuario. Ahora, imagina lo importante que debe ser. Luego vienen los informes y las integraciones con MS Office, las capacidades de gestión de la movilidad y la canalización, y otros.  

• Compruebe si la formación y la personalización están disponibles o no:

Si tiene problemas para usar sus funciones, entonces el CRM no vale la pena. Debe personalizarlo para aumentar la eficiencia y la comodidad de su trabajo. Además, no le sirve de nada si su personal no está capacitado para utilizar el software.

Por lo tanto, es importante que primero les pregunte cómo capacitará a nuestros empleados además de los tutoriales en línea y nuestras necesidades de configuración. ¿Hay algún cargo extra para ellos y muchos más?

Un sistema CRM lo ayudará con las rutinas de administración de contratos, las actividades de servicio al cliente, reflejando su estrategia de marketing y proceso de ventas, y mucho más. Para todo este trabajo, necesita usar el CRM de manera eficiente, y eso solo es posible si lo personaliza de la manera que lo desea.

Además, el entrenamiento en vivo es crucial. Los tutoriales en línea no pueden reemplazar la capacitación en vivo. Lo mejor que puede utilizar los tutoriales en línea es para pequeños problemas posteriores. Para comprender el CRM, debe comprender la interfaz de CRM de su representante en vivo.

Ya sea por roles, individual o grupal, la capacitación de CRM le mostrará cómo funciona y cómo se conectan las diferentes cosas, lo que es importante para el flujo de trabajo organizacional general. De hecho, la formación ayudará a su empresa a trabajar en conjunto con el mismo propósito.

• Busque las características de GDPR:

 GDPR significa Reglamento general de protección de datos. El nombre es lo suficientemente importante como para describir lo importante que es. Es importante mantener toda la información general de su cliente, como el número de teléfono móvil, la dirección de correo electrónico, etc. Además, es importante dónde se almacena todo esto.

Por ejemplo, un cliente le pide que elimine toda su información general de su base de datos, y debe poder hacerlo en poco tiempo y enviar al cliente un informe de confirmación.

Lo mismo ocurre cuando un cliente o un funcionario solicita un informe electrónico de los datos que almacena en su sistema.

En lugar de verificar los datos que ha almacenado en ellos, el servicio al cliente y las bases de datos de marketing, eliminando manualmente los datos del cliente de diferentes ventas, debe obtener una solución rápida con un solo clic. Si intenta hacerlo manualmente, hay muchas posibilidades de error humano.

¿Cuánto cuesta un CRM?

El costo de los CRM varía drásticamente según las características, la empresa y muchos más factores. Pueden cobrarle por mes, por usuario, etc. Además, existen diferentes versiones de este software a diferentes precios.

Algunos CRM también ofrecen varios complementos con costos adicionales. Esto puede ser de su empresa o de una asociación con un proveedor externo. Algunos complementos son gratuitos, mientras que otros tienen tarifas de suscripción mensuales.

Hay algunas empresas lo suficientemente satisfechas con las funciones integradas del CRM, mientras que algunas pueden necesitar más.

Aquí hay una lista de algunos de nuestros CRM recomendados con sus costos que puede usar:  

• EngageBay (Plan Pro):

Costo anual: facturado mensualmente = $ 79.99

Costo anual: facturado anualmente = $ 63.99

Diferencia de costo = $ 16

• Unidad de tubería:

Costo anual: facturado mensualmente = $ 204

Costo anual: facturado anualmente = $ 150

Diferencia de costo = $ 54

• CRM menos molesto:

Costo anual: facturado mensualmente = $ 180

Costo anual: facturado anualmente = $ 180

Diferencia de costo = $ 0

• HubSpot:

Costo anual: facturado mensualmente = $ 600

Costo anual: facturado anualmente = $ 480

Diferencia de costo = $ 120

• Apptivo:

Costo anual: facturado mensualmente = $ 120

Costo anual: facturado anualmente = $ 96

Diferencia de costo = $ 24

• Fuerza de ventas:

Costo anual: facturado mensualmente = no ofrece

Costo anual: facturado anualmente = $ 300

Diferencia de costo = $ 0

• CRM ágil:

Costo anual: facturado mensualmente = $ 179.88

Costo anual: facturado anualmente = $ 119.88

Diferencia de costo = $ 60

• Ventas frescas:

Costo anual: facturado mensualmente = $ 228

Costo anual: facturado anualmente = $ 144

Diferencia de costo = $ 84

• Zoho:

Costo anual: facturado mensualmente = $ 216

Costo anual: facturado anualmente = $ 144

Diferencia de costo = $ 72

• AzúcarCRM:

Costo anual: facturado mensualmente = no ofrece

Costo anual: facturado anualmente = $ 624

Diferencia de costo = $ 0

• Perspicazmente:

Costo anual: facturado mensualmente = no ofrece

Costo anual: facturado anualmente = $ 348

Diferencia de costo = $ 0

¿Cuánto tiempo dura un contrato de CRM?

La duración del contrato depende de la empresa y el paquete que elija. La mayoría de las empresas ofrecen suscripciones anuales. Aunque la empresa puede ofrecer precios por mes, solo debe pagar las tarifas completas anualmente.

Algunas empresas también ofrecen opciones de pago mensual. Es sencillo actualizar su suscripción de un nivel inferior a un nivel superior, mientras que es igualmente difícil hacer lo contrario. Además, en algunos casos, es posible que se le cobre un precio alto durante el período de 1 año.

Sin embargo, no existen sanciones por cancelar con CRM, pero algunas empresas tienen políticas de reembolso estrictas. Algunos contratos se renuevan o cobran automáticamente si no los cancela por su cuenta.

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FAQ | Cómo elegir el sistema CRM ideal para usted 

Conclusión Cómo elegir el sistema CRM ideal para usted en 2024

CRM son las siglas de Customer Relationship Management. Cada campo necesita construir una red sólida con sus clientes con soporte al cliente, conociendo las necesidades del cliente, obteniendo clientes potenciales y mucho más. Los CRM pueden ayudarte con esto.

Se trata de software que puede ayudarlo a administrar muchas cosas, la mayoría de las cuales, si se hace manualmente, pueden provocar errores humanos y, si se hacen mal, una mala impresión de su empresa.

Sin embargo, no es fácil elegir software CRM ya que no son de un amplio espectro y deben ser específicos para campos y departamentos específicos. Debe elegir el CRM ideal para su trabajo y no solo elegir lo mejor del mercado.

Este artículo ha incluido todo lo importante sobre los CRM y cómo puede elegir el mejor para su empresa. Háganos saber en la sección de comentarios si conoce algún consejo para seleccionar el mejor software CRM.